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常見的電子郵件錯誤以及為什么要避免它們

發布時間:2023-03-19 20:32:57  來源:本站  作者:admin

為了維護您的業務形象,您需要避免簡單的常見電子郵件錯誤。否則,你就有可能不認真對待你,或者不相信你和你的企業。


電子郵件錯誤的范圍從拼寫錯誤的單詞到向錯誤的收件人發送郵件。但是,一旦您訓練自己始終使用正確的電子郵件禮儀,您就可以輕松避免電子郵件錯誤。


在發送之前始終檢查您的電子郵件非常重要,主要是因為它可以為您避免對您自己或您的業務產生任何尷尬或負面影響。


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15個不專業的電子郵件錯誤

以下是您可能犯的一些最嚴重的電子郵件錯誤,但很容易避免!


1. 過于正式或非正式

發送電子郵件時過于正式或過于非正式之間有一條微妙的界限。您需要知道何時適合更改手續。


如果您與收件人的會面不太正式,請不要寫過于正式的電子郵件。如果是你還沒有見過的人,在你建立關系之前不要太非正式。


2. 不使用問候語或結束語

始終確保在發送消息時使用問候語。這可確保您聽起來很友好,并且易于溝通任何問題。


使用問候和結束語創造了良好的第一印象,否則,您可能會顯得很高。在我們的博客中了解有關如何創建電子郵件的更多信息。


3. 語氣

在發送電子郵件之前,請先閱讀自己的電子郵件,以確保您不會給人留下過于強烈、要求苛刻或令人困惑的印象。


發送電子郵件時,您只有一次機會確保您的語氣正確。如果你沒有把你的觀點說清楚,讀者可能很難理解,并得到錯誤的想法。


4. 缺乏對細節的關注

由于沒有使用正確的語法、拼寫、標點符號或使用大寫字母,您的電子郵件可能看起來很懶惰,就好像您不感興趣一樣。


始終注意消息中的小細節,以確保您看起來友好和專業。


5. 個人信息

商業電子郵件應該就是這樣。當有工作要做時,沒有人有時間閱讀你的個人生活。


人們希望快速閱讀和回復電子郵件,以確保他們高效工作。保持您的電子郵件清晰,簡潔和中肯。


6. 更新主題行

主題行是郵件的重要組成部分。在發送之前更正任何電子郵件主題行錯誤!


通過更改主題行,讀者可以正確搜索和回復電子郵件。


7. 全部回復

并不總是需要回復電子郵件線程中的所有收件人。當您收到與您無關的消息時,這很煩人。這些電子郵件堵塞了郵箱并浪費了時間。


因此,如果您只需要回復一個人,只需回復他們即可。


8. 可能涉及的使用對象

當您開始發送消息“可能與誰有關”時,這表明您沒有費心對您要發送電子郵件的人進行任何研究。


通過使用某人的名字或正確的標題,您可以給人留下更個性化、更不通用的印象。


9. 電子郵件與面對面

如果您可以避免發送消息,請這樣做。向辦公室中的某人發送消息或您可以拿起電話與之交談的人是沒有意義的。


電子郵件是一種不太個人化的體驗,當面對面的互動更合適時,不應使用。


10. 使用縮寫和表情符號

為了保持您的電子郵件專業性并避免任何電子郵件錯誤,請忘記使用任何表情符號或縮寫。


同樣,翻譯中可能會丟失內容,縮寫可能無法理解,表情符號不適用于所有平臺和郵件客戶端。


11. 錯誤的收件人

向錯誤的人發送消息可能會非常有害,特別是如果它是非正式的、不友善的,并且發送給您的老板!


始終在撰寫消息后添加收件人,并始終檢查是否已添加正確的人員。


避免在工作中犯這些電子郵件錯誤的另一個要記住的規則是不要通過電子郵件發送任何不專業的內容。


想知道獲取有關發送電子郵件的更多提示嗎?查看我們的指南,了解如何在電子郵件中抄送,如何在不顯示收件人的情況下發送電子郵件,以及有效電子郵件通信的規則是什么。


12. 不校對

不校對是您可以避免的許多常見電子郵件錯誤之一。很多人不介意的事情,當真的,你可以在點擊發送之前改變很多錯誤!


始終向自己朗讀您的電子郵件,并在發送之前大聲朗讀以確保一切正確。


13. 長電子郵件

工作場所中常見的電子郵件錯誤是寫長消息。沒有人有時間閱讀長電子郵件,除非它是重要的事情,并且收件人期待一條長消息。


否則,您是在浪費時間,并且可能無法得到回復。保持電子郵件切中要害和專業!


14.忘記附件

不得不重新發送帶有您忘記的附件的消息非常尷尬。


最好的情況是你記得你已經忘記了,但如果你沒有意識到,那么讀者可能會感到困惑。始終先添加附件并仔細檢查它們是否正確。


15. 個人電子郵件地址

如果您想保持專業精神,請始終使用您的商務郵件帳戶。通過創建一個專業的郵件帳戶進行正式溝通來避免這樣的電子郵件錯誤。


這只能避免意外使用您的高中郵件地址發送消息的尷尬。


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